Bestellungen verwalten

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Durch die Bestätigung eines Warenkorbes durch den Kunden wird daraus eine verbindliche Bestellung. Wenn in der tabellarischen Übersicht bei einer Bestellung der Status abgebrochen und nicht <bestellt angezeigt wird, wurde von einem Kunden der Zahlungsprozess über einen externen Zahlungsdienstleister (z. B. PayPalPayPal ist der weltweit führende Online-Zahlungsanbieter, mit dem es möglich ist die Rechnungen per Kreditkarte auszugleichen. PayPal ist speziell für ausländische Kunden eine Alternative.) abgebrochen. In dem Fall wurde vom System auch noch keine Rechnung erstellt und der Kunde hatte keinen Zugriff auf die Bestellung.

Alle Bestellungen finden Sie in der folgenden Übersicht:

BackendDas Backend wird zur Administration durch den Betreiber und von den Medienautoren verwendet. Dagegen ist das Frontend die eigentliche und i.d.R. öffentliche Website des Systems auf ein Kunden Medieninhalte begutachten und anfordern kann. → Artikel & Shop → Bestellungen

Inhaltsverzeichnis

Übersicht der Bestellungen

In der Übersicht können Sie mit dem Stiftsymbol eine Bestellung öffenen und bearbeiten.

Hinweis
Das restloses Löschen einer bereits vom Kunden bestätigten und abgeschlossenen Bestellung ist direkt im System nicht möglich. Eine Bestellung kann im System nur storniert werden, da xmstore diese Daten u. U. bereits für die Abrechnung mit den Urhebern verwendet haben könnte. Damit können alle Prozesse später technisch noch nachvollzogen werden. Wünschen Sie trotzdem, dass bestimmte Daten (z. B. Testdaten) gelöscht werden, ist das direkt über die DatenbankEine Datenbank ist eine meist relational strukturierte Sammlung von Daten, die normalerweise in einer oder in mehreren zusammengehörenden Dateien gespeichert ist. durch Ihren Systemadministrator möglich.


Einzelansicht einer Bestellung

Rechnung

Im Bereich Rechnung sehen Sie den Zahlungsstatus dieser Bestellung. Dieser Status wird im FrontendDas Frontend ist die eigentliche und i.d.R. öffentliche Website des Systems auf ein Kunden Medieninhalte begutachten und anfordern kann. Im Gegensatz dazu wird das Backend zur Administration durch den Betreiber und von den Medienautoren verwendet. auch den Kunden bei seinen Bestellungen angezeigt.

Achtung
Sie sollten den Eingang auf Ihrem Konto regelmäßig prüfen und den Zahlungsstatus entsprechend aktualisieren. Das ist besonders wichtig, wenn ein Kunde erst nach Zahlungseingang Zugang zu den bestellten Artikeln erhält (Vorkasse).


Zahlungsstatus

Offen
Auf den Zahlungseingang wird gewartet. Bei Bestellung auf Rechnung (also mit Zahlungsziel) erhält der Kunden direkt nach der Bestellung den Zugriff auf die direkt zum Download verfügbaren Artikel. Bei Bestellungen per Vorkasse erhält der Kunden erst Zugriff auf die Artikel, wenn der Systembetreiber den Zahlungseingang bestätigt hat.


Bezahlt
Der Zahlungseingang ist bestätigt. Die Zahlung von Kunden wird von Systembetreiber bestätigt (z. B. durch Einblick in das Bankkonto) oder es wurde ein Zahlungdienstleister (z. B. PayPalPayPal ist der weltweit führende Online-Zahlungsanbieter, mit dem es möglich ist die Rechnungen per Kreditkarte auszugleichen. PayPal ist speziell für ausländische Kunden eine Alternative.) bestätigt, dass die Bestellung bezahlt wurde.


Storniert
Es wird nicht mehr mit einer Zahlung gerechnet. Wenn ein Zahlungseingang nicht mehr zu erwarten ist (z. B. nach mehreren Mahnungen), kann man eine Bestellung als storniert markieren. Danach hat der Kunden auch keinen Zugriff auf die Artikel zum Download.

Soll eine Bestellung und die Rechnung storniert werden, besteht die Möglichkeit, eine oder mehrere Bestellungen mit einer Gutschrift wieder gegenzubuchen.

Wählen Sie dazu die Bestellung oder die Bestellungen in der Übersicht mit der Checkbox aus und wählen Sie aus dem grauen Menu die Funktion Gutschrift erstellen. Diesen Beleg sollten Sie dann an den Kunden senden und für Ihre eigenen Unterlagen ausdrucken. Stimmen Sie diese Vorgehensweise in jedem Fall mit Ihrem Steuerberater ab.

Funktionen

Herunterladen
Hier können Sie die Rechnung für Ihre Buchhaltung herunterladen.

Deaktivierung des Downloadslinks
Zeitraum in Tagen der dem Kunden im Kundenbereich ermöglicht ein Medium nach der Bestellung herunterzuladen. Beim Paramter Nie kann das Medium ohne zeitliche Begrenzung heruntergeladen werden. Um den Download zu sperren oder wieder zu aktivieren, kann das Datum auch im BackendDas Backend wird zur Administration durch den Betreiber und von den Medienautoren verwendet. Dagegen ist das Frontend die eigentliche und i.d.R. öffentliche Website des Systems auf ein Kunden Medieninhalte begutachten und anfordern kann. entsprechend angepasst werden. Für neuen Bestellungen kann der Parameter auch in den Einstellungen geändert werden (Einstellungen#Deaktivierung_des_Downloadlink).



Neugenerieren
Wurden Kundendaten oder die Rechnungsvorlage geändert, kann eine Rechnung neugeneriert werden. Die Artikelauswahl oder die Kundennummer selbst kann aber nach der Bestellung nicht geändert werden.

Versand

Versandstatus

Der Versandstatus wird einem Kunden bei seiner Bestellung im Kundenbereich angezeigt, damit dieser sich informieren kann, ob der Artikel bereits versendet wurde.


Kein Versand
Die Bestellung muss nicht versendet werden, wenn z. B. alle Artikel der Bestellung vom Kunden per Download verfügbar sind.


In Bearbeitung
Die Bestellung beinhaltet Artikel, die per Post oder Paket versendet werden müssen. Die Bestellung ist aber noch nicht versandfertig. Das kann auch daran liegen, dass noch auf die Zahlung des Kunden gewartet wird (Vorkasse), bevor ein Artikel versendet werden kann.


Wurde Versendet
Die Bestellung beinhaltet Artikel, die per Post oder Paket versendet werden müssen. Die Bestellung wurde versendet und ist bereits auf dem Weg zum Kunden.

Zahlungsdetails

In einem eigenen Tab (neben Eigenschaften) können die Zahlungsdetails von Zahlungsanbietern (z. B. PayPalPayPal ist der weltweit führende Online-Zahlungsanbieter, mit dem es möglich ist die Rechnungen per Kreditkarte auszugleichen. PayPal ist speziell für ausländische Kunden eine Alternative.) eingesehen werden.


Mahnung

Über xmstore können Sie Mahnungen direkt per E-Mail an den Kunden versenden. Die Texte können Sie selbst anpassen.

BackendDas Backend wird zur Administration durch den Betreiber und von den Medienautoren verwendet. Dagegen ist das Frontend die eigentliche und i.d.R. öffentliche Website des Systems auf ein Kunden Medieninhalte begutachten und anfordern kann. → Einstellungen → Texte & Begriff → Order

Fälligkeit

Die Fälligkeit einer Bestellung wird in Tagen angegeben (z. B. vor 5 Tagen). Das Zahlungsziel und den Mahnungsintervall können Sie global und kundenindividuell konfigurieren

BackendDas Backend wird zur Administration durch den Betreiber und von den Medienautoren verwendet. Dagegen ist das Frontend die eigentliche und i.d.R. öffentliche Website des Systems auf ein Kunden Medieninhalte begutachten und anfordern kann. → Einstellungen → Konfiguration → Kunden

BackendDas Backend wird zur Administration durch den Betreiber und von den Medienautoren verwendet. Dagegen ist das Frontend die eigentliche und i.d.R. öffentliche Website des Systems auf ein Kunden Medieninhalte begutachten und anfordern kann. → Artikel & Shop → Kunden


Mahnungsstatus

Der Mahnungsstatus bezeichnet die aktuelle Mahnungsstufe in der sich der Kunde befindet. Klicken Sie auf den Button 1. Mahnung versenden um eine E-Mail mit dem 1. Mahnungstext an den Kunden zu senden. Danach verändert sich auf der Mahnungsstatus von 0 auf 1.

Es sind 3. Mahnungsstufen mit individuellen Texten möglich. Grundsätzlich sollten nach der 2. oder 3. erfolglosen Mahnung alternative Kontaktmöglichkeiten (z. B. Anruf oder Fax der Rechnung) gewählt werden, um sicherzustellen, dass der Kunde die Mahnung auch erhalten hat.

Kommentare

Zu der Bestellung können Kommentare hinterlassen werden. Wird dabei die Checkbox öffentlich gesetzt, kann auch der Kunden die Kommentare im Kundenbereich lesen.

Kundendaten

Hier werden die Kundendaten ausgegeben. Um die Daten zu bearbeiten, klicken Sie auf die Kundennummer im Bereich Rechnung.

Artikel

Hier sehen Sie in der Übersicht alle bestellen Artikel und die Versandart (Download oder Postversand) des Artikels. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, die Artikel einzeln (Symbol Ordner mit Dokument) oder über den Button Herunterladen alle gemeinsam zu speichern.

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